באמצעות תוכנה ייעודית ניתן בקלות ובמהירות לבצע המרה של PDF לקובץ "נגיש".

במקרים רבים, ההמרה מפיקה קובץ משובש. רמת ה"שיבוש" תלויה בקובץ המקור. אם קובץ המקור היה של Microsoft, שיבוש אינו רב. אולם, אם ה PDF הופק מתוכנה של גרפיקאים, או של תוכנה פיננסית, השיבוש הוא רב מאד, כותרות, משפטים וטבלאות מפוצלים ומפוזרים, ולעיתים נעלמים קטעי טקסט; בנוסף, יש הרבה סימני דפוס בלתי נראים למשתמש  הרגיל, המקשים מאד על הטיפול במסמך, ושיש להסירם, או להחליפם.

כלומר, גם לאחר ביצוע ההמרה באמצעות תוכנה ייעודית, נדרשת עבודה רבה, מקצועיות ומיומנות מיוחדת כדי להגיע לקובץ מובנה, כשכל התמונות, הטבלאות והכותרות העליונות והתחתונות מוצבות במקומן המקורי. קובץ שנראה כמו ה PDF המקורי, אך "נגיש" לעריכה ולתחזוקה, ומותאם לצרכיך.

ככל שהרמה הטכנית של הקובץ גבוהה יותר, עבודת התרגום תהיה יעילה ומהירה יותר, וקובץ היעד יהיה יותר מקצועי, נעים לעין ונח לתחזוקה.

ומה זה "רמה טכנית" של קובץ? מעבר לתצורה, הכוונה למבניות המאפשרת להריץ בו רשימות ממוכנות כגון תוכן עניינים, תמונות, טבלאות וכו'.

כלומר, נדרשת כאן עבודה מקצועית, ומיומנת הכוללת עריכה לשונית, עיצוב תצורה, וידע רב ב-Word.

לאחר הסרת כל האלמנטים המיותרים, יישור הטקסטים, ובמקרים רבים גם הסרת שפות זרות, וכו' והשבת ה"מבניות", יש להשוות את התוצאה מול ה-PDF המקורי כדי לוודא שלא חסרה שום שורה או כותרת, שכל הטקסטים התמונות והתרשימים נמצאים, ולפי הסדר המקורי.